Cobrança automática
O que o sistema faz sozinho todos os dias, os e-mails de lembrete e de atraso, as regras de multa e juros e as exceções das parcelas importadas.
Todo dia de manhã o sistema roda três rotinas, sem ninguém clicar em nada (horários de Brasília):
| Horário | Rotina | O que faz |
|---|---|---|
| 05:30 | Contratos pendentes | Emite o contrato de reservas confirmadas que ficaram sem contrato. |
| 06:00 | Marcar atrasos | Parcelas Pendentes ou Parciais com vencimento passado viram Atrasada. Créditos vencidos viram Expirado. |
| 08:00 | Régua de cobrança | Envia os lembretes de vencimento e as cobranças de atraso por e-mail. |
Os e-mails da régua
Todos vão para o e-mail do cliente titular da reserva. Cliente sem e-mail não recebe nada (por isso vale completar o cadastro). Nenhum e-mail sai duas vezes para a mesma situação.
Assunto: "Sua parcela vence em dd/mm"
- Para parcelas Pendentes que vencem daqui a exatamente 3 dias.
- Uma única vez por parcela.
- Diz o valor e o vencimento, e avisa: "Se já pagou, pode ignorar este aviso: a baixa pode levar até um dia útil."
Assunto: "Parcela N em atraso: regularize sua reserva"
- Para parcelas Atrasadas, no 3º, 6º, 9º… dia de atraso (a cada 3 dias), enquanto continuarem atrasadas.
- Mostra o valor original, a multa, os juros e o total corrigido.
- Lembra que, depois de 5 dias de atraso, a reserva pode ser cancelada com perda dos valores pagos, e orienta: "Já pagou? Envie o comprovante pela sua área do cliente que damos baixa."
Assunto: "Recebemos seu pagamento"
- Sai a cada baixa registrada pela equipe.
- Mostra valor, forma de pagamento e data, e diz se a parcela foi quitada ou quanto ainda resta. "Este e-mail serve como recibo."
Parcelas Em análise (comprovante enviado) não recebem lembrete nem cobrança enquanto aguardam conferência.
Multa e juros de atraso
Regras do contrato de adesão, aplicadas a partir do primeiro dia depois do vencimento, sem tolerância:
- Multa de 10% sobre o saldo devedor;
- Juros de R$ 1,00 por dia de atraso.
Exemplo: saldo de R$ 500,00 com 4 dias de atraso → multa R$ 50,00 + juros R$ 4,00 = R$ 554,00.
Os encargos são calculados na hora em que a tela é aberta. Eles aparecem na lista de parcelas ("corrigido R$ …"), no diálogo de baixa, na mensagem do WhatsApp e no e-mail de cobrança.
Parcelas importadas do sistema antigo
- Parcelas antigas em aberto de eventos que já aconteceram viraram Encerrada no legado: só histórico, nunca cobradas.
- Parcelas antigas de eventos futuros entraram em aberto, mas fora da régua automática: não recebem lembrete nem cobrança por e-mail. A equipe cobra essas à mão (use Cobrar no WhatsApp e Registrar cobrança).
- Parcelas de vendas feitas no sistema novo entram na régua normalmente.
Baixa e cobrança
Registrar o pagamento de uma parcela, cobrar pelo WhatsApp, registrar cobranças feitas por telefone ou e-mail e conferir comprovantes enviados pelo cliente.
Créditos
Saldo a favor do cliente (o antigo voucher), com validade e uso parcial. Como consultar, emitir e acompanhar créditos a vencer.